LAYANAN REFERENSI

BAB  VIII

LAYANAN REFERENSI

Oleh:

DEWI MARTALIA K.

A.  Pendahuluan

Perkembangan informasi dan teknologi belakangan ini menyebabkan keberlimpahan informasi di tengah masyarakat sehingga menimbulkan kebingungan masyarakat dalam memilih dan menentukan nilai dari informasi yang ditemukan. Perkembangan ilmu pengetahuan merupakan salah satu pemicu munculnya ledakan informasi dan keingintahuan masyarakat tentang suatu informasi. Guna memenuhi rasa ingin tah akan informasi ini salah satu cara yang dpat dilakukan adalah dengan memanfaatkan perpustakaan.

Sebuah perpustakaan memiliki berbagai cara untuk menarik minat baca dan kunjungan terhadap perpustakaan, salah satunya adalah layanan yang diberikan. Di perpustakaan umum berbagai layanan diberikan kepada pemustaka dimulai dari layanan teknis hingga layanan pemakai. Salah satu dari sekian jenis pelayanan perpustakaan yang ditujukan untuk memenuhi permintaan informasi dari masyarakat pemakainya adalah yang dinamakan pelayanan referensi. Untuk mencari informasi, sangat diperlukan kemahiran para pustakawan dan ketersediaan koleksi referensi baik dalam bentuk tercetak maupun online. Berikut penulis akan memaparkan mengenai konsep layanan referensi, fungsi, jenis, dan jenis jasa layanan referensi.

B.  Pembahasan

1.    Konsep Layanan Referensi

Kata referensi berasal dari bahasa Inggris reference yang berarti menunjukkan kepada, menyebut yang oleh Pius dan Dahlan  diartikan dengan acuan, rujukan, kepustakaan.[1] Layanan referensi sendiri memiliki beberapa definisi yang dikemukakan para ahli, antara lain:

a.    Menurut Lasa, pelayanan referensi adalah pelayanan yang memberikan informasi singkat tentang nama orang, peristiwa, subjek, geografi, ukuran, kata, pustaka, lambang, dan lainnya yang terdapat dalam sumber-sumber rujuka.[2]

b.    Menurut American Library Association (ALA), pelayanan rujukan merupakan bagian layanan perpustakaan yang langsung berhubungan dengan pembaca dalam memberikan informasi dan penggunaan perpustakaan untuk kepentingan studi dan riset.

c.    Menurut Margaret Hutckins, layanan referensi termasuk layanan yang bersifat pribadi dan langsung bagi mereka yang mencari informasi di perpustakaan untuk berbagai tujuan, dan juga berbagai macam kegiatan perpustakaan yang bertujuan menyediakan informasi tersebut semudah mungkin.

d.   Menurut Louis Shoures, layanan referensi adalah bagian dari layanan perpustakaan yang bertugas menginterpretasikan seluruh koleksi perpustakaan bagi pemakainya.[3]

e.    Menurut Rahayuningsih layanan referensi adalah suatu kegiatan untuk membantu pengguna perpustakaan dalam menemukan informasi yaitu dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi.[4]

f.     Menurut Soejono Trimo, layanan referensi adalah semua kegiatan yang ditujukan untuk mempersiapkan segala sarana untuk mempermudah proses penelusuran informasi.[5]

Dari berbagai pendapat di atas layanan referensi dapat diartikan sebagai kegiatan dalam layanan perpustakaan yang bersifat pribadi dan langsung yang memberikan informasi atau menginterpretasikan koleksi referensi, serta memberikan bimbingan untuk menemukan dan memakai koleksi referensi. Ciri-ciri dari layanan referensi sendiri yaitu buku referensi pada umumnya mahal, buku tidak perlu dibaca seluruhnya, buku tidak boleh dibawa atau dipinjam dari perpustakaan, dan untuk layanan ini diperlukan ruang khusus dan alat foto kopi.[6]

Sementara tugas layanan referensi antara lain:[7]

a.    Memberikan layanan referensi yang bersifat langsung, yakni berhubungan langsung dengan pembaca atau pengguna.

b.    Memberikan informasi, baik bersifat umum atau ilmiah untuk tujuan studi dan penelitian.

c.    Memberikan layanan informasi seluas-luasnya, baik yang terdapat di perpustakaan maupun yang tersimpan di perpustakaan lain.

d.   Membantu pengguna dalam memanfaatkan bahan pustaka sebaik-baiknya. 

2.    Unsur Layanan Referensi

Hal-hal yang mempengaruhi layanan referensi, yaitu:[8]

a.    Kelengkapan Koleksi

Keberhasilan dalam pelayanan referensi sangat dipengaruhi oleh kelengapan sumber-sumber sarana bibliografi yang ada di perpustakaan yang bersangkutan. Terutama dalam memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang membutuhkan bantuan koleksi bahan rujukan. Jenis koleksi referensi yang layaknya ada di perpustakaan seperti kamus, ensiklopedi, buku pegangan (handbook), almanak, laporan penelitian ilmiah, directory, katalog induk, sumber biografi, sumber geografi, index dan abstrak, buku tahunan, kliping artikel dan lain-lain.

Untuk itu sebaiknya koleksi-koleksi rujukan tersebut atau sejenisnya sebaiknya tidak dipinjamkan untuk dibawa pulang tetapi hanya dibaca ditempat atau di foto kopi karena untuk keperluan rujukan dan tidak perlu dibaca secara keseluruhan.

b.    Kemampuan Petugas Referensi

Seorang petugas Referensi dituntut untuk dapat memberikan bantuan yang tepat, cepat, dan akurat kepada pengguna. Dalam melaksanakan tugas tersebut seorang pustakawan referensi harus memiliki keahliah dan kemampuan sebagai berikut:[9]

1)   Wawasan dan pengetahuan tentang subjek ilmiah

2)   Kemampuan di bidang teknologi informasi (TI)

3)   Pengetahuan tentang macam, cara dan penggunaan koleksi Referensi

4)   Pengetahuan bidang perpustakaan

5)   Kemampuan mempromosikan informasi ilmiah

6)   Kemampuan untuk memahami kebutuhan pengguna

7)   Kemampuan berkomunikasi dengan baik

8)   Kemampuan manajerial untuk menangani beberapa sistem informasi.

9)   Serta mampu mengambil keputusan dalam melakukan strategi penelusuran informasi, termasuk mencari sumber lain di luar perpustakaan atau memberi rujukan jika tidak mampu menjawab.

c.       Sarana dan Prasarana

Sebaiknya perpustakaan menyediakan ruangan khusus untuk layanan referensi, peletakan meja informasi diatur sedemikian rupa sehingga dapat mengawasi ruangan, pengguna, dan koleksi secara menyeluruh. Fasilitas lain yang diperlukan yaitu alat foto kopi, telepon, dan komputer yang terhubung dengan internet.

d.   Pemakai

Latar belakang pengguna layanan ini diperlukan untuk mengetahui informasi apa yang kemungkinan dibutuhkan dan sejauh mana kemampuan pengguna dalam memanfaatkan koleksi perpustakaan.

Dengan adanya koleksi yang lengkap tentang bahan rujukan, fasilitas atau sarana dan prasarana yang memadai dan didukung adanya SDM petugas referensi yang baik maka akan diperoleh suatu layanan yang memuaskan pengguna.

3.    Fungsi dan Tujuan Layanan Referensi

Dalam menjalankan tugasnya, layanan referensi memiliki fungsi sebagai berikut: [10]

a.    Fungsi informasi, yaitu memberikan jawaban atas kebutuhan pemakai akan informasi.

b.    Fungsi bimbingan, yaitu memberikan bimbingan perpustakaan kepada pemakai. Misalnya membimbing belajar secara efektif dan efisien dan membimbing membuat resume.

c.    Fungsi instruksi, yaitu memberikan pengarahan kepada pemakai perpustakaan mengenai pengguanaan perpustakaan secara umum dan sebagainya.

d.   Fungsi supervisi, yaitu melakukan pengawasan terhadap pengaturan personel, koleksi, ruangan, tat tertib, jam layanan, dam sebagainya.

e.    Fungsi bibliografi, yaitu membuat sarana temu kembali informasi.

f.     Fungsi evaluasi, yaitu melaksanakan evaluasi terhadap sumber-sumber referensi.

Secara spesifik, Marly Bloomberg mengemukanan bahwa jenis pelayanan referensi memiliki beberapa tujuan. Pertama, memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. Kedua, memberikan pengarahan kepada pemakai untuk memperluas wawasan merekamengenai subjek maupun topik tertentu. Ketiga, mendayagunakan sumber informasi yang tersedia. Dan keempat, tercapainya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu.[11]

4.    Jenis-jenis Koleksi Referensi

Beberapa jenis koleksi referensi antara lain:[12]

a.    Kamus, adalah buku yang berisi daftar kata-kata suatu bahasa atau daftar terminologi suatu objek yang disusun secara alfabetis dengan keterangan arti dan penggunaan.

b.    Ensiklopedi, yaitu suatu ringkasan ilmu pengetahuan yang disusun secara alfabetis untuk memberikan pengertian dasar yang bersifat umum sampai pada keterangan lebih lanjut. Ensiklopedi disusun oleh ahli pada bidangnya dan diawasi oleh editor sehingga ensiklopedi paling sering dipakai dibanding buku referensi lainnya. Contoh ensiklopedi yaitu Ensiklopedi Indonesia berjumlah 10 jilid, dan Encyclopedia Britannica berjumlah 24 jilid.

c.    Direktori, yaitu buku yang berisi daftar nama orang atau organisasi yang disusun secara alfabetis dan sistematis menuurut subjeknya. Contoh direktori yaitu Direktori Perpustakaan di Indonesia.

d.   Almanak, yaitu buku yang sebenarnya berisi seperti kalender yang mencatat perubahan cuaca, ramalan astronomi dan lain-lain, namun sekarang termasuk catatan bunga rampai. Contoh almanak yaitu Almanak Gampang dan Almanak Dewi Sri.

e.    Biografi, yaitu buku yang berisi riwayat hidup seseorang dari lahir hingga meninggal dunia. Berisi berbagai aspek mulai dari sifat hingga pandangan hidup. Terdapat dua macam biografi yaitu biografi individu dan biografi kolektif. Contoh biogafi individu yaitu Biografi Sukarno, sedangkan contoh biografi kolektisf adalah Biografi Tokoh Kebudayaan Indonesia.

f.     Buku statistik, yaitu buku yang berisi sumber informasi siap pakai dalam bidang pengetahuan tertentu. Contohnya Buku Statistik Perdagangan Kopi Indonesia 2004.

g.    Sumber geografi, buku ini biasanya berupa atlas atau peta.

h.    Buku tahunan, yaitu buku yang mengulas perkembangan kejadian dalam setahun yang disajikan dalam bentuk statistik. Contoh: American Annual.

i.      Buku petunjuk, yaitu terbitan berisi petunjuk atau aturan dari suatu subjek. Contoh: Buku Manual Televisi.

j.      Buku pegangan, yaitu buku yang berisi hal khusus seperti statistik dan aturan kata-kata suatu ungkapan. Contoh: Handboook of Chemistry and Physics.

k.    Bibliografi, yaitu buku yang berisi daftar buku atau bahan cetak yang pernah ditulis atau diterbitkan. Contohnya yaitu Bibliografi Nasional Indonesia.

l.      Indeks, yaitu buku yang menunjukkan lokasi suatu artikel yang ditulis seseorang. Contoh indeks yaitu Indeks Majalah aIlmiah Indonesia.

m.  Sumber elektronis, yaitu salah satu jenis bahan referensi yang tidak tertulis. Contohnya yaitu sumber informasi dalam internet.

5.    Jenis Jasa Layanan Referensi

Secara garis besar layanan refernsi digolongkan menjadi tiga bagian sebagai berikut:[13]

a.    Jasa Dasar

Jasa dasar merupakan jasa yang harus dilaksanakan oleh setiap perpustakaan yang meliputi:

1)   Pemberian informasi umum, informasi umum yang dimaksud di sini biasanya terkait pertanyaan-pertanyyan seputar perpustakaan, seperti jam kerja perpustakaan, cara mendaftar sebagai anggota, dan syarat meminjam buku.

2)   Penyediaan informasi khusus, hal ini meliputi pemberian bimbingan cara penggunaan koleksi perpustakaan maupun konsultasi dengan pustakawan.

3)   Bantuan penggunaan katalog, karena tidak semua pengguna perpustakaan mengerti bagaimana menggunakan katalog untuk menemukan bahan pustaka yang mereka cari baik katalog kartu maupun katalog terpasang atau tersambung.

4)   Bantuan menelusuri dokumen, terutama bagi penggunna yang jarang menggunnakan perpustakaan, bantuan ini akan sangat diperlukan untuk mempercepat menemukan bahan pustaka yang mereka cari.

5)   Bimbingan menggunakan buku referensi, karena buku referensi biasanya disusun berbeda dengan buku pada umumnya, adanya bimbingan penggunaan buku referensi akan lebih memudahkan pengguna menemukan informasi yang mereka cari.

b.    Jasa yang Lazim Digunakan

Beberapa jasa yanng lazim dilakukan antaralain:

1)        Jasa pinjam antarperpustakaan

2)        Kolekssi tandon

3)        Pendidikan pemakai

4)        Kunjungan perpustakaan

5)        Menyelenggarakan pameran

6)        Jasa bimbingan pembaca

7)        Memberikan izin sementara bagi pemakai ukan anggota

8)        Membantu penerbitan perpustakaan

9)        Jasa pengindeksan dan abstrak

10)    Kompilasi bibliografi

11)    Pembuatan kliping

12)    Pembuatan jajaran vertikal, berisi pamflet, prospektus, brosur, dan lain-lain.

c.    Jasa yang Jarang Digunakan

Beberapa jasa yang jarang digunakan yaitu:

1)      Jasa terjemahan, layanan ini kadang disediakan oleh perpustakaan instansi BUMN maupun yang bonafide. Layanan ini dilakukan oleh staf perpustakaan yang menguasai bahasa asing.

2)      Jasa referal, jasa ini merupakan tugas utama namun jarang dilaksanakan karena merupakan tugas yang berat bagi petugas referensi pustakawan dituntut cepat dn tepat menemukan jawaban atas pertanyaan yang dihadapinya. Biasanya pustakaawan akan memberikan dokumen yang berisi informasi yanng diperlukan pengguna atau memberikan rujukan kepada personel atau lembaga yang mungkin dapat memberi innformasi jika informasi tersebut tidak terdapat di perpustakaannya. Rujukan ini dapat ditujukan pada beberapa pusat referal seperti Perpustakaan Nasional RI, PDII LIPI, dan lain-lain.

6.    Pertanyaan Referensi

Dalam kaitannya dengan pelayanan referensi, terdapat berbagai pertanyaan yang lazim digunkan oleh para pengguna baik secara langsung maupun tidak, seperti menggunakan e-mail atau telepon. Pertanyaan referensi sendiri dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu:[14]

1.    Bersifat bimbingan

Pertanyaan seperti ini muncul ketika pengguna membutuhkan bimbingan dari petugas perpustakaan. Bimbingan yang dibutuhkan contohnya penggunaan katalog, peta dan lain-lain.

2.    Ready reference

Jenis pertanyaan seperti ini tidak membutuhkan analisis atau bimbingan, namun dapat langsung dijawab dengan satu sumber yang sudah pasti. Contohnya adalah alamat kantor Perpustakaan Nasional RI, maka dapat dijawab dengan sumber Direktori Perpustakaan Indonesia.

3.    Penelusuran

Beberapa pertanyaan tertentu membutuhkan jawaban yang rinci sehingga pustakawan butuh waktu untuk melakukan penelusuran sumber referensi sesuai yang dibutuhkan pengguna.

C.  Kesimpulan

1.    Layanan referensi diartikan sebagai kegiatan dalam layanan perpustakaan yang bersifat pribadi dan langsung yang memberikan informasi atau menginterpretasikan koleksi referensi serta memberikan bimbingan menemukan dan memakai koleksi referensi.

2.    Unsur layanan referensi diantaranya  kelengkapan koleksi, kemampuan petugas perpustakaan, sarana dan prasrana, serta pengguna.

3.    Fungsi layanan referensi yaitu fungsi informasi, fungsi bimbingan, fungsi instruksi, fungsi supervisi, fungsi bibliografi, dan fungsi evaluasi. Tujuan layanan referensi menurut Marly Bloomberg yaitu memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat, memberikan pengarahan kepada pemakai untuk memperluas wawasan mereka, mendayagunakan sumber informasi yang tersedia, dan tercapainya efisiensi tenaga, biaya, dan waktu.

4.    Jenis koleksi referensi diantaranya kamus, ensiklopedi, direktori, almanak, biografi, buku statistik, sumber geografi, buku tahunan, buku petunjuk, buku pegangan, bibliografi, indeks, dan sumber elektronis.

5.    Secara garis besar layanan refernsi digolongkan menjadi tiga yaitu jasa dasar yang meliputi pemberian informasi umum dan informasi khusus, bantuan penggunaan katalog, bantuan menelusuri dokumen, dan bimbingan menggunakan  referensi. Kemudian jasa yang lazim digunakan seperti jasa pinjam antarperpustakaan, kolekssi tandon, pendidikan pemakai, kunjungan perpustakaan, menyelenggarakan pameran, bimbingan pembaca, memberikan izin sementara bagi pemakai bukan anggota, membantu penerbitan perpustakaan, pengindeksan dan abstrak, kompilasi bibliografi, pembuatan kliping dan jajaran vertikal berisi pamflet, prospektus, brosur, dan lain-lain. Dan yang ketiga jasa yang jarang digunakan yaitu jasa terjemahan, dan jasa referal.

6.    Pertanyaan referensi sendiri dapat dikelompokkan berdasarkan jenisnya, yaitu bersifat bimbingan, ready reference, dan penelusuran.

D.  Daftar Pustaka

Andi Prastowo, Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional (Yogyakarta: Diva Press, 2012)

F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007)

Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Yogyakarta: Ar Ruzz Media, 2016)

Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2009)

Lasa HS,  Manajmen Perpustakaan (Yogyakarta: Gama Media: 2008)

Pius Partanto dan M. Dahlan Barry, Kamus Ilmiah Populer (Surabaya: Arkola, 2012)

---

[1] Pius Partanto dan M. Dahlan Barry, Kamus Ilmiah Populer (Surabaya: Arkola, 2012) 666.

[2] Lasa HS,  Manajmen Perpustakaan (Yogyakarta: Gama Media: 2008) 218

[3] Hartono, Manajemen Perpustakaan Sekolah (Yogyakarta: Ar Ruzzz Media, 2016) 195.

[4] F. Rahayuningsih, Pengelolaan Perpustakaan (Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007) 103.

[5] Andi Prastowo, Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional (Yogyakarta: Diva Press, 2012) 262.

[6] Hartono, 197.

[7] Ibid.

[8] Ibrahim Bafadal, Pengelolaan Perpustakaan Sekolah (Jakarta: Bumi Aksara, 2009) 134-136.

[9] Andi Prastowo, 263-264.

[10] Hartono, 197-198.

[11] Andi Prastowo, 263.

[12] Hartono, 198-200.

[13] Ibid, 201-203.

[14] Ibid, 203-204.